Formularz zapisu- drukuj, umowa- drukuj, regulamin – drukuj, faktura – drukuj, plan zajęć- drukuj, raport- drukuj i inne dokumenty, których drukowanie dotychczas wpisywało się w codzienny plan pracy w biurze. Stosy teczek, koszulek i ryz papieru jeszcze do niedawna były standardem w większości biznesów, również w szkołach językowych. Czy musi tak to wyglądać? Podpowiadamy –można pracować inaczej. Zapomnij o stosie zapełnionych segregatorów, kolejnym pliku programu Excel czy niemałych wydatkach związanych z zamawianiem papieru i tuszu do drukarek – to już przeszłość. Prowadzenie biznesu według strategii paperless jest korzystniejsze. Dlaczego? Przekonaj się w tym artykule!
O „paperless” słów kilka
Paperless to podejście, które polega na redukcji papieru w biznesie dzięki procesowi cyfryzacji działań biznesowych. Według filozofii paperless firmy powinny dążyć do ograniczenia zużycia, a nawet całkowitej eliminacji papierowej dokumentacji. Naprzeciw wychodzą nowoczesne narzędzia cyfrowe, za pomocą których dokumentacja może być gromadzona „w chmurze”, bez konieczności zużywania ton papieru. Oprócz rozwiązań technicznych, przepisy prawa, a dokładnie dokumentowa forma czynności prawnej przychylnie odnosi się do procesów digitalizacji, dzięki niej dokumentacja może zostać podpisana z wykorzystaniem cyfrowego długopisu.
5 powodów, dla których warto pochylić się nad ideą ograniczenia papieru w placówkach edukacyjnych
Skoro wiemy już, co to jest paperless, spójrzmy na profity, które można osiągnąć dzięki kierowaniu się tym podejściem. Mają one ogromne znaczenie dla każdego biznesu, również szkoły językowej.
- Oszczędność środków
Jedną z kluczowych korzyści płynących z ograniczenia stosowania papieru jest oszczędność środków finansowych. Niezliczone ryzy papieru, tonery i tusze do drukarek, które konieczne są do drukowania formularzy, umów i planów zajęć w tej sytuacji to już przeszłość. Tutaj zasada jest prosta- im więcej procesów digitalizacji, tym większa skala oszczędności i mniej kosztów dla firmy.
-
Optymalizacja czasu pracy i zwiększona wydajność
Dodanie ucznia do systemu, przygotowanie propozycji umowy i wysłanie umowy do podpisu online to około 3 minuty. Brak konieczności operowania papierową wersją dokumentacji pozwala zaoszczędzić czas, ale także zwiększa wydajność pracowników. Po co tracić czas na drukowanie umów i planów zajęć? Dziennik w wersji elektronicznej czy narzędzie do podpisania umowy online to możliwości, które udostępniają nowoczesne technologiczne rozwiązania. Pracownicy żmudną „papierkową robotę” mają z głowy i mogą skupić się na innych powierzonych obowiązkach.
- Przyspieszone procesy zarządcze i sprawny obrót dokumentacją
Dostarczenie klientowi papierowej umowy do podpisu i późniejsze przechowywanie podpisanego już dokumentu to czasochłonny proces, który w dodatku zajmuje dużo miejsca. Nowoczesne narzędzia technologiczne do elektronicznego obiegu dokumentacji często zapewniają przechowywanie i zarządzenie plików „w chmurze”, co oznacza, że dostęp do danych jest wszędzie, wystarczy połączenie z siecią. Powoduje to, że z każdego miejsca na Ziemi, gdzie tylko jest Internet można mieć wgląd i wykonywać działania na dokumentacji, która dotychczas znajdowała się w segregatorze w biurze szkoły. Szybko, wszędzie, a jaka wygoda!
- Bezpieczeństwo danych
Wiele firm boi się procesów cyfryzacji w swoich biznesach m.in. ze względu na bezpieczeństwo wprowadzanych do systemów danych. Narzędzia technologiczne okazują się jednak bezpieczniejszymi rozwiązaniami niż papierowa dokumentacja w biurze. Dokumenty na platformie są odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych, a dodatkowo nad bezpieczeństwem danych czuwa grupa specjalistów.
Od zaszyfrowowanych logowań do systemu po audyty bezpieczeństwa zlecone odpowiednim instytucjom, to wszystko sprawia, że możliwość wycieku danych jest ograniczona do minimum, a wręcz niemożliwa. Szkoły, które korzystają z takiego narzędzia mogą czuć się jednym słowem bezpiecznie.
- Lepsze doświadczenia klienta
Rozwój technologiczny oraz dostępność większości usług online przyzwyczaił nas do wykorzystywania tych możliwości. Obecnie, ważniejsze niż chyba kiedykolwiek jest dbanie o obsługę i doświadczenia klienta, którzy zwracają uwagę na jakość oferowanych usług. Korzystanie z systemu, który pozwala klientowi w jednym miejscu podejrzeć wszystkie istotne dane, od planów zajęć, przez umowy po finanse i faktury wynosi działalność na wyższy poziom, zapewniając jednocześnie o atrakcyjności biznesowej.
Przekonaj się!
Paperless to podejście, które przynosi same korzyści dla biznesów. Szybszy proces realizacji działań, oszczędność środków i czasu, zwiększona wydajność pracowników, a także gwarancja bezpieczeństwa to kluczowe profity, które płyną z nowoczesnych rozwiązań technologicznych, takich jak Platforma eduSky. Pamiętajcie, że eduSky to system do zarządzania szkołą językową, który zapewnia kompleksową obsługę kursantów- od zapisu do szkoły, przez podpis umowy do późniejszego dostępu do e-dziennika i finansów. Chcesz się przekonać o tym sam? Zapraszamy na nasz panel dyskusyjny podczas konferencji Synergy Garden w Niedzielę, 2 kwietnia o godz. 10:00.
Działaj w duchu paperless i trzymaj papier w ryzach!
Autorką artykułu jest Natalia Borek – Specjalista ds. Sprzedaży, Platforma eduSky