Budżetowanie w szkole językowej – jak mądrze zarządzać budżetem?

Zarządzanie budżetem w szkole językowej zaczyna się już w chwili, gdy tworzysz wstępny rys biznesplanu dla swojego projektu. Sumiennie przygotowany biznesplan szkoły językowej staje się następnie ważnym drogowskazem, który pomaga zminimalizować ryzyko inwestycji, ale i pozwala ocenić pod kątem finansowym pierwsze miesiące funkcjonowania szkoły. Sprawdź, jak mądrze planować budżet w szkole językowej i jak obniżyć koszty jej prowadzenia.

Zarządzanie finansami w szkole językowej – co warto przemyśleć na starcie?

Biznesplan szkoły językowej powinien uwzględniać koszty ponoszone na starcie oraz wszystkie opłaty cykliczne, jakie wiążą się z codziennym funkcjonowaniem szkoły. Kiedy decydujesz się założyć firmę edukacyjną, już w pierwszych krokach musisz podjąć dwie ważne decyzje, które znajdą odbicie w budżecie szkoły językowej, którą tworzysz. Po pierwsze – wybierzesz formę prawną swojej działalności oraz sposób jej opodatkowania. Po drugie: zdecydujesz, czy działasz w pojedynkę jako szkoła pracująca na bazie własnych materiałów, czy jako licencjonowana placówka.

Jeśli zakładasz małą szkołę językową w pojedynkę, prawdopodobnie jednoosobowa działalność gospodarcza będzie dla Ciebie najwygodniejszym rozwiązaniem. Da Ci ona sporo swobody, również w zakresie formy opodatkowania. Możesz postawić na rozliczenia na zasadach ogólnych, ryczałtu lub podatku liniowego (pamiętaj, że usługi związane z edukacją mogą np. korzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT). Spółka cywilna to dobra opcja, jeśli masz wspólnika. Z kolei spółkę z o.o. warto wybrać dla większych inwestycji. Biznesplan szkoły językowej w dużym stopniu będzie zależał od tych wyborów.

Sprawdź też, czy możesz skorzystać z dotacji na założenie szkoły językowej (np. z Funduszy Europejskich) lub innej formy wsparcia dla zakładających działalność.

Pomyśl też koniecznie o możliwości nawiązania współpracy w ramach umowy licencyjnej z marką, która tak jak Edu Bears, zdobyła już silną pozycję na rynku.

Budżetowanie w szkole językowej – jakie wyzwania na Ciebie czekają? 

Zarządzanie budżetem w szkole językowej to nieustanne wyzwanie polegające na utrzymaniu dodatniego bilansu między wpływami a wydatkami. Sytuację dodatkowo komplikuje sezonowość – przychody szkoły nie są stałe i zależą od sposobu oraz terminów wnoszenia opłat za kursy (np. ratalnie lub miesięcznie). Największe wpływy pojawiają się zazwyczaj we wrześniu, gdy ruszają zapisy na nowy sezon edukacyjny. Wówczas rosnące saldo na firmowym koncie może sprawiać wrażenie dużego sukcesu finansowego. Nie można jednak zapominać, że w okresie wakacyjnym szkoła zwykle nie generuje przychodów, a mimo to musi dysponować środkami na pokrycie stałych, obowiązkowych opłat. Dlatego kluczowym zadaniem właściciela szkoły jest takie zaplanowanie budżetu, by środki zarobione na początku roku szkolnego wystarczyły na pokrycie kosztów w mniej dochodowych okresach. W końcowym rozrachunku należy również pamiętać o uwzględnieniu zysku – w końcu szkoła językowa to biznes jak każdy inny.

Warto pamiętać, że prowadzenie szkoły językowej wymaga ciągłej analizy i uważnego monitorowania budżetu. Wiemy jednak, że nie każdy z przyjemnością zaczyna dzień od zagłębiania się w liczby, dlatego przygotowaliśmy darmowy kurs dla naszych partnerów – „Budżetowanie Szkoły Językowej”, który pomoże lepiej zrozumieć i opanować finansową stronę prowadzenia szkoły.

Dlaczego licencja Edu Bears Ci się opłaci?

Wybór odpowiedniego partnera biznesowego już na starcie działalności może zapewnić Ci nie tylko większą rozpoznawalność, ale również uporządkować kwestie związane z budżetowaniem. Po początkowych inwestycjach związanych z licencją i obowiązkowymi szkoleniami, dalsze wydatki zależą wyłącznie od rozwoju Twojej szkoły – im więcej masz klientów, tym większe osiągasz przychody, a tym samym możesz pozwolić sobie na zakup niezbędnych materiałów dla uczniów. Dzięki temu ponosisz koszty jedynie w zakresie faktycznych potrzeb, unikając zbędnych wydatków.

Benefity płynące z licencji mogą pomóc Ci obniżyć zarówno koszty początkowe, ponieważ otrzymujesz od nas całe metodyczne know-how, jak i cykliczne. Co więcej, dzięki rozpoznawalności naszej marki, możesz liczyć na większy napływ kursantów, a to najważniejsze dla zbalansowania budżetu szkoły językowej. Nasza licencja zapewni Ci m.in.:

– niższe koszty na starcie działalności – otrzymasz od nas materiały reklamowe, wsparcie metodyczne i marketingowe, a nawet wzory dokumentów i inne gotowe rozwiązania przydatne na początku funkcjonowania szkoły;

– niższe koszty stałe za sprawą bieżącego wsparcia Edu Bears w zakresie nowoczesnej metodyki, rozwoju biznesu oraz trendów marketingowych.

Zarządzanie finansami w szkole językowej prowadzonej na licencji jest jednocześnie mniej stresujące, ponieważ nawiązanie współpracy z renomowanym partnerem przekłada się na wyraźne ograniczenie ryzyka związanego z zakładaniem firmy. Znaczące zwiększenie rozpoznawalności szkoły oraz podniesienie poziomu atrakcyjności jej oferty to z kolei zdecydowanie większa szansa na wyższą sprzedaż kursów.

Zarządzanie budżetem w szkole językowej – jakie koszty uwzględnić?

Planując budżet szkoły językowej, musisz wziąć pod uwagę każdy, nawet najdrobniejszy wydatek, ponieważ suma symbolicznych kwot może zrujnować nawet najstabilniejszy biznesplan. W swojej strategii finansowej koniecznie uwzględnij więc:

• opłaty związane z utrzymaniem lokalu (czynsz, wynajem, media);
• koszty administracyjne (w tym, np. koszt systemów informatycznych);
• wynagrodzenia dla lektorów i personelu administracyjnego;
• obciążenia skarbowe, ubezpieczeniowe i ZUS;
• opłaty wynikające z franczyzy, licencji;
• wydatki na materiały biurowe, pomoce dydaktyczne, doposażenie sal;
• koszty związane z promocją szkoły (wydruk materiałów i gadżetów, działania reklamowe online, strona internetowa);
• szkolenia dla lektorów i innych pracowników;
• fundusz rezerwowy.

Zarządzając finansami szkoły językowej, warto pamiętać, że stałe koszty mogą okazjonalnie wzrastać. Niektóre dodatkowe wydatki mogą pojawiać się cyklicznie (np. koszty związane z rekrutacją nowych pracowników), a inne raz na 3-5 lat (np. gruntowny remont sal lekcyjnych). Jednak o wszystkich tych obciążeniach trzeba pamiętać. Bardzo ważne jest również, by w budżecie uwzględniać moment przestoju związany z przerwą wakacyjną i zadbać o płynność finansową na ten czas.

Zarządzanie finansami w szkole językowej – gdzie szukać oszczędności?

Redukować wydatki możesz niemal wszędzie – nawet niewielkie kwoty wynikające z mniejszego zużycia energii czy papieru do drukarki mogą być finalnie ważne. Koszty możesz ciąć też, wplatając w biznesplan szkoły językowej jedno z poniższych rozwiązań:

• ogranicz koszty lokalowe – rozważ wynajem sal na godziny lub podnajmuj swój lokal, gdy nie jest wykorzystywany; możesz też wprowadzić naukę online dla części kursów lub lekcje z dojazdem do kursantów;
• leasinguj sprzęt – tablice interaktywne, drukarkę, laptopa możesz zdobyć dla szkoły w wygodniejszym systemie ratalnym, by rozłożyć koszty w czasie;
• rozważ współpracę z wirtualnym sekretariatem – zapewni profesjonalną obsługę biurową przy niższych kosztach i bez potrzeby zatrudniania etatowego pracownika;
• optymalizuj koszty reklamy i promocji – koncentruj się na marketingu, który faktycznie zwiększa Twoją widoczność i przekłada się na wzrost sprzedaży kursów (sprawdzaj to, korzystając z dedykowanych narzędzi analitycznych);
• poszukaj optymalnych rozwiązań księgowych i korzystaj z dostępnych prawnie ulg;
• zmodyfikuj ofertę szkoły, wprowadzając do niej kursy generujące większe zainteresowanie, np. kursy językowe dla dzieci;
• sięgnij po wsparcie związane z umową licencyjną – wybierając odpowiedniego partnera biznesowego możesz liczyć na bieżącą opiekę metodyczną i marketingową bez dodatkowych kosztów.

Wiemy, że zarządzanie budżetem szkoły językowej to spore wyzwanie. Mamy w tej dziedzinie jednak spore doświadczenie i chętnie się nim z Tobą podzielimy. Skontaktuj się z nami, by w ramach naszych licencji łatwiej zaplanować swój budżet i nie bać się rozwoju swojego biznesu!