Paperless is more – czyli jak mniej papieru znaczy więcej korzyści dla biznesu

Formularz zapisu- drukuj, umowa- drukuj, regulamin – drukuj, faktura – drukuj, plan zajęć- drukuj, raport- drukuj i inne dokumenty, których drukowanie dotychczas wpisywało się w codzienny plan pracy w biurze. Stosy teczek, koszulek i ryz papieru jeszcze do niedawna były standardem w większości biznesów, również w szkołach językowych. Czy musi tak to wyglądać? Podpowiadamy –można pracować inaczej. Zapomnij o stosie zapełnionych segregatorów, kolejnym pliku programu Excel czy niemałych wydatkach związanych z zamawianiem papieru i tuszu do drukarek – to już przeszłość. Prowadzenie biznesu według strategii paperless jest korzystniejsze. Dlaczego? Przekonaj się w tym artykule!

O „paperless” słów kilka

Paperless to podejście, które polega na redukcji papieru w biznesie dzięki procesowi cyfryzacji działań biznesowych. Według filozofii paperless firmy powinny dążyć do ograniczenia zużycia, a nawet całkowitej eliminacji papierowej dokumentacji. Naprzeciw wychodzą nowoczesne narzędzia cyfrowe, za pomocą których dokumentacja może być gromadzona „w chmurze”, bez konieczności zużywania ton papieru. Oprócz rozwiązań technicznych, przepisy prawa, a dokładnie dokumentowa forma czynności prawnej przychylnie odnosi się do procesów digitalizacji, dzięki niej dokumentacja może zostać podpisana z wykorzystaniem cyfrowego długopisu.

5 powodów, dla których warto pochylić się nad ideą ograniczenia papieru w placówkach edukacyjnych

Skoro wiemy już, co to jest paperless, spójrzmy na profity, które można osiągnąć dzięki kierowaniu się tym podejściem. Mają one ogromne znaczenie dla każdego biznesu, również szkoły językowej.

Oszczędność środków

Jedną z kluczowych korzyści płynących z ograniczenia stosowania papieru jest oszczędność środków finansowych. Niezliczone ryzy papieru, tonery i tusze do drukarek, które konieczne są do drukowania formularzy, umów i planów zajęć w tej sytuacji to już przeszłość. Tutaj zasada jest prosta- im więcej procesów digitalizacji, tym większa skala oszczędności i mniej kosztów dla firmy.

Optymalizacja czasu pracy i zwiększona wydajność

Dodanie ucznia do systemu, przygotowanie propozycji umowy i wysłanie umowy do podpisu online to około 3 minuty. Brak konieczności operowania papierową wersją dokumentacji pozwala zaoszczędzić czas, ale także zwiększa wydajność pracowników. Po co tracić czas na drukowanie umów i planów zajęć? Dziennik w wersji elektronicznej czy narzędzie do podpisania umowy online to możliwości, które udostępniają nowoczesne technologiczne rozwiązania. Pracownicy żmudną „papierkową robotę” mają z głowy i mogą skupić się na innych powierzonych obowiązkach.

Przyspieszone procesy zarządcze i sprawny obrót dokumentacją

Dostarczenie klientowi papierowej umowy do podpisu i późniejsze przechowywanie podpisanego już dokumentu to czasochłonny proces, który w dodatku zajmuje dużo miejsca. Nowoczesne narzędzia technologiczne do elektronicznego obiegu dokumentacji często zapewniają przechowywanie i zarządzenie plików „w chmurze”, co oznacza, że dostęp do danych jest wszędzie, wystarczy połączenie z siecią. Powoduje to, że z każdego miejsca na Ziemi, gdzie tylko jest Internet można mieć wgląd i wykonywać działania na dokumentacji, która dotychczas znajdowała się w segregatorze w biurze szkoły. Szybko, wszędzie, a jaka wygoda!

Bezpieczeństwo danych

Wiele firm boi się procesów cyfryzacji w swoich biznesach m.in. ze względu na bezpieczeństwo wprowadzanych do systemów danych. Narzędzia technologiczne okazują się jednak bezpieczniejszymi rozwiązaniami niż papierowa dokumentacja w biurze. Dokumenty na platformie są odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych, a dodatkowo nad bezpieczeństwem danych czuwa grupa specjalistów.
Od zaszyfrowowanych logowań do systemu po audyty bezpieczeństwa zlecone odpowiednim instytucjom, to wszystko sprawia, że możliwość wycieku danych jest ograniczona do minimum, a wręcz niemożliwa. Szkoły, które korzystają z takiego narzędzia mogą czuć się jednym słowem bezpiecznie.

Lepsze doświadczenia klienta

Rozwój technologiczny oraz dostępność większości usług online przyzwyczaił nas do wykorzystywania tych możliwości. Obecnie, ważniejsze niż chyba kiedykolwiek jest dbanie o obsługę i doświadczenia klienta, którzy zwracają uwagę na jakość oferowanych usług. Korzystanie z systemu, który pozwala klientowi w jednym miejscu podejrzeć wszystkie istotne dane, od planów zajęć, przez umowy po finanse i faktury wynosi działalność na wyższy poziom, zapewniając jednocześnie o atrakcyjności biznesowej.

Przekonaj się!

Paperless to podejście, które przynosi same korzyści dla biznesów. Szybszy proces realizacji działań, oszczędność środków i czasu, zwiększona wydajność pracowników, a także gwarancja bezpieczeństwa to kluczowe profity, które płyną z nowoczesnych rozwiązań technologicznych, takich jak Platforma eduSky. Pamiętajcie, że eduSky to system do zarządzania szkołą językową, który zapewnia kompleksową obsługę kursantów- od zapisu do szkoły, przez podpis umowy do późniejszego dostępu do e-dziennika i finansów. Chcesz się przekonać o tym sam? Zapraszamy na nasz panel dyskusyjny podczas konferencji Synergy Garden w Niedzielę, 2 kwietnia o godz. 10:00.

Działaj w duchu paperless i trzymaj papier w ryzach!

Autorką artykułu jest Natalia Borek – Specjalista ds. Sprzedaży, Platforma eduSky