§ 1
[definicje]
1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w Konferencji, w tym zasady rejestracji Uczestników, zawierania Umów oraz uiszczania Ceny.
2. Organizatorem Konferencji jest spółka Edu Bears spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Zabrzu (41-800) przy ulicy Wolności 347, KRS: 0000748549, NIP: 6312660560, REGON: 363507143.
3. Wskazane poniżej terminy użyte w Regulaminie mają następujące znaczenie:
Cena cena za uczestnictwo w Konferencji
Cennik wykaz Cen dostępny na Stronie Internetowej
Dostęp do Nagrań forma uczestnictwa w Konferencji, w ramach której Uczestnikowi udzielony zostaje dostęp do zapisu niektórych wystąpień prelegentów utrwalonych w trakcie Konferencji. Oferta nie obejmuje nagrań warsztatów, uwspólniań standardów metod oraz innych paneli dyskusyjnych.
Formularz Zgłoszeniowy formularz zgłoszeniowy dostępny w Serwisie, którego wypełnienie przez Zgłaszającego inicjuje proces Rejestracji
Konferencja wydarzenie pod nazwą „Dzień OM 2024” organizowane w dniu 16 listopada 2024 roku w budynku Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, ul. Bankowa 11B, 40-007 Katowice
Organizator podmiot, o którym mowa w § 1 ust. 2 Regulaminu
Regulamin niniejszy regulamin
Rejestracja zgłoszenie Uczestnika do udziału w Konferencji na zasadach wskazanych w Regulaminie
Serwis platforma Bears’ Station dostępna pod adresem: https://bs.edubears.pl/
Uczestnik osoba fizyczna, na rzecz której Rejestracji dokonał Zgłaszający, biorąca lub mająca wziąć udział w Konferencji
Umowa umowa zawarta pomiędzy Organizatorem a Zgłaszającym, dotycząca udziału Uczestnika w Konferencji
Zgłaszający osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która dokonała Rejestracji Uczestnika
§ 2
[Rejestracja Uczestnika]
1. Rejestracja Uczestnika jest możliwa pod warunkiem posiadania przez Zgłaszającego:
1) urządzenia z dostępem do Internetu;
2) konta poczty elektronicznej;
3) zainstalowanej na urządzeniu przeglądarki internetowej Microsoft Edge w wersji 40 lub wyższej, Google Chrome w wersji 58 lub wyższej, Mozilla Firefox w wersji 50 lub wyższej, Opera w wersji 44 lub wyższej albo Safari w wersji 9 lub wyższej, z włączoną obsługą plików cookies.
2. Aby zainicjować procedurę Rejestracji, Zgłaszający jest zobowiązany kolejno do:
1) zalogowania się do Serwisu i przejścia do modułu „konferencja”;
2) wybrania opcji „dodaj Uczestnika”;
3) wypełnienia Formularza Zgłoszeniowego poprzez:
a) wskazanie Uczestnika spośród listy użytkowników Serwisu, a jeżeli Uczestnik nie jest użytkownikiem Serwisu – wybrania opcji „osoba spoza systemu” i ręcznego uzupełnienia jej danych, tj.:
− imienia i nazwiska,
− adresu e-mail;
b) dokonanie wyboru formy uczestnictwa (stacjonarnej/w trybie Dostępu do Nagrań) każdego zgłaszanego Uczestnika; w przypadku zgłoszenia większej liczby Uczestników, Zgłaszający dokonuje wyboru formy uczestnictwa w stosunku do każdego z Uczestników osobno;
4) zaakceptowania postanowień Regulaminu, przy czym oświadczenie o akceptacji Regulaminu składane jest drogą elektroniczną poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji pod Formularzem Zgłoszeniowym;
5) wybrania opcji „Potwierdź”.
3. Po podjęciu działań, o których mowa w ustępie poprzedzającym, Organizator przesyła Zgłaszającemu ostateczne potwierdzenie udziału Uczestników w Konferencji w formie stacjonarnej lub potwierdzenie wykupienia dla Uczestników Dostępu do Nagrań. Wraz z potwierdzeniem Organizator przesyła Zgłaszającemu fakturę będącą podstawą zapłaty Ceny za uczestnictwo w Konferencji.
4. W przypadku wyczerpania się puli miejsc na Konferencję organizowaną w formie stacjonarnej, Organizator nie potwierdza udziału Uczestników w Konferencji w formie stacjonarnej, ale informuje Zgłaszającego o fakcie wyczerpania miejsc. Równocześnie Organizator proponuje Zgłaszającemu możliwość wykupienia Dostępu do Nagrań.
5. Zgłaszający może zdecydować się na wykupienie Dostępu do Nagrań lub zrezygnować z Rejestracji, przy czym jest zobowiązany poinformować Organizatora o dokonanym wyborze. W przypadku poinformowania przez Zgłaszającego o zamiarze wykupienia Dostępu do Nagrań dla wybranego Uczestnika/ów, Organizator przesyła Zgłaszającemu ostateczne potwierdzenie wykupienia Dostępu do Nagrań dla wybranego Uczestnika/ów, załączając fakturę będącą podstawą zapłaty Ceny za uczestnictwo w Konferencji.
6. Zgłaszający wyraża zgodę na otrzymanie faktury wyłącznie w formie elektronicznej.
7. Zgłaszający jest zobowiązany do zapłaty Ceny w terminie wskazanym na fakturze. Nieuiszczenie Ceny w terminie prowadzi do zakończenia procesu Rejestracji i skreślenia Uczestników z listy Uczestników Konferencji w formie stacjonarnej lub w ramach Dostępu do Nagrań (zależnie od wyboru Zgłaszającego i Uczestnika).
8. Umowę uznaje się za zawartą z chwilą uznania rachunku bankowego Organizatora środkami pieniężnymi stanowiącymi Cenę. O kolejności zgłoszeń wpływającej na dostępność miejsc na Konferencji organizowanej w formie stacjonarnej decyduje chwila zawarcia Umowy.
9. Zgłaszający oraz Uczestnik zobowiązani są zapewnić, aby umieszczane przez nich dane były prawidłowe i zgodne z rzeczywistością. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wynikającą z doręczenia Organizatorowi Formularza Zgłoszeniowego wypełnionego przy użyciu nieprawidłowych lub niezgodnych z rzeczywistością danych Uczestnika, w tym w szczególności za niedopuszczenie do udziału w Konferencji Uczestnika, którego dane osobowe nie pokrywają się z danymi wskazanymi w Formularzu Zgłoszeniowym.
§ 3
[Cena]
1. Cennik zawiera Ceny w kwocie brutto, określone w walucie polskiej.
2. Cennik określa wysokość Ceny za udział w Konferencji jednego Uczestnika.
3. W przypadku Konferencji w formie stacjonarnej udział w Konferencji obejmuje:
1) uczestnictwo w dniu konferencyjnym;
2) możliwość udziału w wydarzeniach okołokonferencyjnych;
3) przerwy kawowe słodkie i słone organizowane w dniu wydarzenia.
4. Cena nie obejmuje kosztów, do pokrycia których zobowiązany jest Zgłaszający lub Uczestnik, w tym: kosztów dojazdu Uczestnika na Konferencję, zakwaterowania Uczestnika ani innych kosztów poniesionych przez Zgłaszającego lub Uczestnika w związku z udziałem Uczestnika w Konferencji.
5. Zgłaszający uiszcza Cenę wyłącznie za pośrednictwem płatności elektronicznych poprzez przelew bankowy zrealizowany na numer rachunku bankowego Organizatora.
6. Zgłaszającemu, który uiścił Cenę uczestnictwa, w przypadku rezygnacji przez Uczestnika z udziału w Konferencji, przysługuje prawo do zwrotu Ceny przez Organizatora, pod warunkiem dokonania zgłoszenia do dnia 30 września 2024 roku, poprzez wysłanie e-mail na adres: konferencja@edubears.pl, do którego dołączyć należy potwierdzenie zgłoszenia Uczestnika. Dokonanie zgłoszenia po tym dniu powoduje, że Cena nie będzie zwracana.
7. Zgłaszającemu nie przysługuje roszczenie o zwrot Ceny w przypadku:
1) rezygnacji przez Uczestnika z udziału Konferencji po dniu 30 września 2024 roku;
2) braku możliwości wzięcia udziału przez Uczestnika w Konferencji, jeżeli wynika on z przyczyn, za które Organizator nie ponosi odpowiedzialności;
3) niedopuszczenia Uczestnika do udziału w Konferencji w formie stacjonarnej z uwagi na niezgodność danych Uczestnika z danymi wskazanymi w Formularzu Zgłoszeniowym;
4) wyproszenia Uczestnika z Konferencji w formie stacjonarnej wynikającego z niewłaściwego zachowania Uczestnika, o czym mowa w § 4 ust. 3 i 4.
§ 31
[Dostęp do Nagrań]
1. Dostęp do Nagrań jest udzielany konkretnemu Uczestnikowi wskazanemu przez Zgłaszającego w trakcie Rejestracji.
2. Dostęp do Nagrań jest udzielany na indywidualnym koncie Uczestnika w Serwisie.
3. Dostęp do Nagrań udzielany jest na okres 9 miesięcy, licząc od dnia jego udzielenia. Po upływie 9 miesięcy Uczestnik nie ma możliwości zapoznania się z treścią udostępnioną w ramach Dostępu do Nagrań.
4. Dostęp do Nagrań nie jest udzielany w przypadku rezygnacji przez Uczestnika z udziału w Konferencji do dnia 30 września 2024 roku, o czym mowa w § 3 ust. 6.
§ 4
[obowiązki Uczestnika podczas Konferencji]
1. Postanowienia niniejszego paragrafu mają charakter porządkowy, a ich celem jest utrzymanie właściwego poziomu ochrony życia lub zdrowia Uczestników oraz osób zaangażowanych w organizację Konferencji, a także zachowanie prawidłowego poziomu dyskusji podczas Konferencji.
2. Podczas Konferencji w formie stacjonarnej Uczestnik jest w szczególności zobowiązany do:
1) przestrzegania przepisów przeciwpożarowych;
2) przestrzegania zakazu spożywania, a także wnoszenia alkoholu, środków odurzających i innych podobnych substancji na miejsce odbywania się Konferencji;
3) przestrzegania przepisów wyznaczających miejsca, w których dozwolone jest palenie tytoniu; postanowienie to dotyczy również papierosów elektronicznych;
4) informowania Organizatora o sytuacjach mogących stwarzać zagrożenie dla życia lub zdrowia osób obecnych na Konferencji;
5) niezakłócania przebiegu Konferencji i nieutrudniania pozostałym Uczestnikom udziału w Konferencji;
6) nieutrwalania w jakiejkolwiek formie i jakimikolwiek środkami zapisu treści Konferencji, chyba że Uczestnik otrzymał w tym przedmiocie wyraźną zgodę Organizatora;
7) stosowania się do poleceń porządkowych personelu Organizatora oraz służb porządkowych.
3. Uczestnik, który pomimo uprzedniego wezwania przez Organizatora lub osobę do tego uprawnioną, nadal narusza zasady, o których mowa w ustępie poprzedzającym, w szczególności zakłóca przebieg Konferencji, uniemożliwia lub utrudnia udział w Konferencji innym Uczestnikom, lub podejmuje zachowania zagrażające życiu, zdrowiu albo mieniu, może zostać wyproszony przez Organizatora z miejsca odbywania się Konferencji. W ramach potrzeby Organizator zawiadamia odpowiednie służby o zachowaniu Uczestnika.
4. W przypadku wyproszenia Uczestnika z Konferencji wynikającego z niewłaściwego zachowania Uczestnika, Cena nie będzie Uczestnikowi zwracana.
§ 5
[zmiany w planie Konferencji]
1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji z powodu zaistnienia okoliczności stanowiących siłę wyższą, bez względu na termin, w którym takie odwołanie miałoby nastąpić. Przez siłę wyższą należy rozumieć zdarzenia o charakterze nadzwyczajnym, niemożliwe do przewidzenia i/lub zapobieżenia w chwili zawarcia Umowy, takie jak np. klęski żywiołowe, akty terrorystyczne, orzeczenia władz państwowych lub samorządowych, wojny, strajki generalne lub lokalne, awarie i katastrofy techniczne. Za siłę wyższą uznaje się również przypadek, w którym rozsądna analiza sytuacji prowadzi do oceny, że przeprowadzenie Konferencji może zagrażać życiu lub zdrowiu Uczestników (np. z powodu zagrożenia wirusem).
2. W przypadku, o którym mowa w ustępie poprzedzającym Organizator:
1) niezwłocznie poinformuje Zgłaszającego i Uczestnika o wystąpieniu okoliczności stanowiących siłę wyższą;
2) zaproponuje Zgłaszającemu udzielenie wejściówki na kolejną najbliższą edycję konferencji organizowanej przez Organizatora; w sytuacji, gdy Zgłaszający z jakichkolwiek powodów nie zdecyduje się przyjąć takiej propozycji Organizatora, wówczas Organizator dokona zwrotu pełnej kwoty uiszczonej tytułem Ceny na rachunek bankowy, z którego Cena została uiszczona.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do dokonania nieznacznych zmian w planie Konferencji, w szczególności w zakresie organizacyjnym i merytorycznym. Dokonanie nieznacznych zmian nie uprawnia Uczestnika do odstąpienia od Umowy. Za nieznaczne zmiany uważa się w szczególności:
1) zmianę miejsca Konferencji stacjonarnej, o ile miejsce to będzie znajdować się w Katowicach;
2) zmianę godziny rozpoczęcia Konferencji, jeżeli różnica między godziną zakładaną a rzeczywistą wynosi maksymalnie 2 godziny;
3) zmianę prelegentów mających wystąpić podczas Konferencji, jeżeli prelegent zastępujący posiada umiejętności, doświadczenie i kompetencje na poziomie porównywalnym do umiejętności, doświadczenia i kompetencji prelegenta zastępowanego, a temat wystąpienia jest ten sam lub zbliżony,
4) zmianę kolejności wystąpień poszczególnych prelegentów,
5) zmianę formy organizacji Konferencji z formy stacjonarnej na zdalną, o czym mowa w § 6.
4. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn innych niż wskazane w ust. 1 albo dokonania zmian w planie Konferencji w stopniu większym niż nieznaczny, Zgłaszającemu przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy. Prawo to wykonuje się poprzez złożenie stosownego oświadczenia na adres e-mail Organizatora: konferencja@edubears.pl w terminie 7 (siedmiu) dni od dnia otrzymania przez Zgłaszającego informacji o odwołaniu Konferencji albo dokonaniu zmian w planie Konferencji.
5. W przypadku skutecznego złożenia oświadczenia, o którym mowa w ustępie poprzedzającym Organizator niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania oświadczenia Zgłaszającego o odstąpieniu od Umowy, zwraca Zgłaszającemu uiszczoną przez niego Cenę.
6. W przypadku odwołania Konferencji lub zmiany planu Konferencji, uprawniających Uczestnika do odstąpienia od Umowy, a także w przypadkach, o których mowa w ust. 1 oraz w każdym innym przypadku niewykonania Umowy przez Organizatora Organizator będzie zobowiązany wyłącznie do zwrotu Ceny uiszczonej przez Zgłaszającego. Organizator nie jest zobowiązany do zwrotu innych kosztów poniesionych przez Zgłaszającego lub Uczestnika w związku z dokonaniem Rejestracji, jak np. kosztów noclegu lub biletów komunikacyjnych.
7. O odwołaniu lub zmianie planu Konferencji Organizator poinformuje Zgłaszającego i Uczestnika za pośrednictwem adresu e-mail wskazanego w Formularzu Zgłoszeniowym. Niezależnie od powyższego, o odwołaniu lub zmianie planu Konferencji Organizator poinformuje na Stronie Internetowej.
§ 6
[postanowienia szczególne na wypadek powrotu stanu zagrożenia epidemicznego]
1. Organizator oświadcza, że planowana forma organizacji Konferencji uzależniona jest od bieżącej sytuacji epidemicznej. W przypadku zmiany sytuacji epidemicznej, skutkującej wprowadzeniem obostrzeń uniemożliwiających lub znacznie utrudniających organizację Konferencji w kształcie zakładanym przez Organizatora, w tym w szczególności związanych z koniecznością zmniejszenia zakładanej maksymalnej liczby Uczestników biorących udział w Konferencji, Organizator podejmuje działania mające na celu organizację Konferencji w możliwie najbardziej zbliżonym kształcie. W tym celu Organizator jest w szczególności uprawniony do zmiany formy organizacji Konferencji w całości z formy stacjonarnej na formę zdalną, przy użyciu środków porozumiewania się na odległość – w odniesieniu do wszystkich Uczestników. Zmiana formy może nastąpić najpóźniej na 24 godziny przed planowanym odbyciem się Konferencji.
2. Organizator niezwłocznie informuje Uczestników o podejmowanych działaniach i ich skutkach dla Uczestników.
3. O zmianie formy organizacji Konferencji, o której mowa w ust. 1, Organizator poinformuje Zgłaszającego i Uczestnika za pośrednictwem adresu e-mail wskazanego w Formularzu Zgłoszeniowym. Niezależnie od powyższego, o zmianie formy organizacji Konferencji Organizator poinformuje na Stronie Internetowej.
4. W przypadku konieczności zorganizowania Konferencji w formie zdalnej Organizator będzie prowadził za pośrednictwem wiadomości e-mail bieżącą komunikację z Uczestnikami, w tym dostarczał wszelkich informacji koniecznych do zapewnienia prawidłowego udziału Uczestnika w Konferencji.
5. Organizator oświadcza, że do prawidłowego udziału w Konferencji w formie zdalnej niezbędne jest spełnienie przez Uczestnika następujących wymagań technicznych:
1) urządzenia z dostępem do Internetu;
2) w niektórych przypadkach – zastosowanie oprogramowania umożliwiającego odczytywanie plików w różnych formatach graficznych, dźwiękowych, multimedialnych, tekstowych lub wideo.
§ 7
[odpowiedzialność Organizatora]
1. Odpowiedzialność Organizatora z tytułu szkód wyrządzonych Zgłaszającemu w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Umowy ograniczona jest do szkód rzeczywiście poniesionych, a łączne odszkodowanie z tytułu szkód poniesionych przez Zgłaszającego nie może przekroczyć równowartości Ceny.
2. Strony zgodnie wyłączają odpowiedzialność Organizatora z tytułu utraconych korzyści.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w przypadkach, których niewykonanie lub nienależyte wykonanie było wynikiem okoliczności dotyczących podmiotów trzecich.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności z tytułu naruszenia jakichkolwiek praw lub dóbr osobistych osób trzecich oraz z tytułu wyrządzenia szkody osobom trzecim w związku z udziałem Uczestników w Konferencji ani w związku z wykorzystaniem przez Uczestników i osoby trzecie danych zebranych podczas udziału w Konferencji.
§ 8
[reklamacja]
1. W terminie 14 dni od zakończenia Konferencji Zgłaszający może złożyć reklamację w formie:
1) pisemnej na adres: Edu Bears sp.z o.o. sp.k., ul. Wolności 347, 41-800 Zabrze
2) elektronicznej, za pośrednictwem wiadomości e-mail wysłanej na adres: konferencja@edubears.pl.
2. Organizator zaleca Zgłaszającemu wskazanie w reklamacji precyzyjnych informacji dotyczących przedmiotu reklamacji, w tym: imienia i nazwiska Zgłaszającego (opcjonalnie także Uczestnika), adresu do korespondencji, adresu e-mail i numeru telefonu Zgłaszającego, przedmiotu reklamacji, daty Konferencji, wskazania okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację. Wskazanie powyższych danych przyspieszy proces rozpatrywania reklamacji. Wskazanie jest jedynie zaleceniem i nie ma wpływu na skuteczność złożenia reklamacji.
3. Organizator rozpatrzy reklamację i udzieli na nią odpowiedzi nie później niż w terminie 14 dni do jej otrzymania. W przypadku braku ustosunkowania się Organizatora do złożonej reklamacji we wskazanym terminie uważa się, że Organizator uznał reklamację za uzasadnioną.
§ 9
[ochrona wizerunku]
1. Organizator informuje, że przebieg Konferencji może zostać utrwalony w formie fotograficznej. W ramach materiałów może zostać utrwalony wizerunek Uczestników.
2. Udział w Konferencji jest równoznaczny z wyrażeniem nieodpłatnej zgody na rozpowszechnienie i korzystanie przez Organizatora z wizerunku Uczestnika.
3. Wizerunek może być rozpowszechniany w każdej formie i każdy sposób. W szczególności wizerunek może być rozpowszechniany w celach marketingowych lub reklamowych, w tym przez publikację fotografii zawierających wizerunek we wszelkich materiałach związanych z działalnością Organizatora.
4. Wizerunek może być rozpowszechniany wyłącznie w celach informacyjnych, sprawozdawczych i dokumentacyjnych.
5. Zgoda obejmuje możliwość udostępniania wizerunku w Internecie bez żadnych ograniczeń. Zgoda zostaje udzielona na czas nieograniczony i nie może zostać odwołana.
6. Zgoda obejmuje zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku, o którym mowa w art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskimi i prawach pokrewnych.
7. Podstawą przetwarzania przez Organizatora wizerunku Uczestnika jest uzasadniony interes Organizatora, o którym mowa w art. 6. ust. 1 lit. f RODO.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w sytuacji, gdy utrwalanie i wykorzystanie wizerunku zostało dokonane przez podmiot trzeci.
§ 10
[dane osobowe]
Administratorem danych osobowych jest spółka Edu Bears sp.z o.o. sp.k. z siedzibą w Zabrzu (41-800) przy ul. Wolności 347, KRS: 0000748549, NIP: 6312660560, REGON: 363507143.
Przetwarzanie danych osobowych Uczestników i Zgłaszających odbywa się zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, a w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), a także zgodnie z niniejszym Regulaminem.
W ramach organizacji Konferencji przetwarzane są dane osobowe podane przez Zgłaszającego, takie jak imię i nazwisko (firma), adres siedziby Zgłaszającego, NIP Zgłaszającego, numer rachunku bankowego Zgłaszającego, imię i nazwisko Uczestnika, adres e-mail Uczestnika.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu zawarcia i realizacji Umowy.
Przetwarzanie danych osobowych Uczestnika następuje w celu:prawidłowej organizacji i rozliczenia Konferencji, co stanowi wykonanie Umowy zawartej z Organizatorem przez Zgłaszającego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
1) prowadzenia relacji z Konferencji i informowania o przebiegu Konferencji w mediach, w tym mediach społecznościowych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Organizatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane osobowe przetwarzane w celu:
1) wykonania Umowy zawartej przez Zgłaszającego z Organizatorem – będą przechowywane przez Organizatora przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami;
2) prowadzenia relacji z Konferencji i informowania o przebiegu Konferencji w mediach, w tym mediach społecznościowych – będą przechowywane przez Organizatora przez okres 3 lat od dnia zebrania danych.
Osobie, której dane dotyczą przysługują następujące prawa:
1) prawo dostępu do podanych danych osobowych oraz prawo do otrzymania ich kopii;
2) prawo do sprostowania danych osobowych;
3) prawo do usunięcia danych osobowych;
4) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
5) prawo do przeniesienia danych osobowych;
6) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania podanych danych osobowych;
7) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
W celu skorzystania z jakiegokolwiek prawa, o którym mowa wyżej, osoba, której dane dotyczą, może skierować do Organizatora żądanie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres konferencja@edubears.pl lub pocztą tradycyjną na adres Edu Bears sp. z o.o. sp.k., ul. Wolności 347, 41-800 Zabrze.
Organizator zapewnia ochronę danych osobowych, które przetwarza. W szczególności Organizator stosuje odpowiednie zabezpieczenia techniczne i środki organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. W szczególności zabezpiecza dane przed ich udostepnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę̨ nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W ramach działalności Serwisu zbierane mogą być ponadto informacje o czasie nadejścia zapytania i wysłania odpowiedzi, adresie strony internetowej, z której nastąpiło przekierowanie do Serwisu oraz rodzaju oprogramowania, z którego korzysta użytkownik końcowy. Informacje te są wykorzystywane dla celów administrowania Serwisem.
W związku z organizacją Konferencji Zgłaszający zawiera z Organizatorem umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu i wiąże Zgłaszającego od chwili wypełnienia przez niego Formularza Zgłoszeniowego.
§ 11
[zmiana Regulaminu]
1. Organizator jest uprawniony do zmiany niniejszego Regulaminu z powodów takich jak zmiana przepisów prawa, zmiana danych podawanych w Formularzu Zgłoszeniowym, zmiany technologiczne lub inne zmiany.
2. Zmiana Regulaminu wchodzi w życie w terminie wskazanym przez Organizatora – który każdorazowo nie będzie krótszy niż 7 dni od dnia udostępnienia nowego Regulaminu na Stronie Internetowej.
3. Każdy Zgłaszający i Uczestnik zostanie powiadomiony o zmianach w Regulaminie. Zmiany Regulaminu wiążą Zgłaszającego i Uczestnika, jeżeli Zgłaszający nie wypowiedział zawartej Umowy w terminie 7 dni od dnia powiadomienia go o zmianach.
4. W przypadku wypowiedzenia przez Zgłaszającego zawartej Umowy w terminie 7 dni od dnia powiadomienia go o zmianach, Organizator zwraca Zgłaszającemu Cenę. Niniejsze postanowienie nie dotyczy sytuacji, gdy Umowa została już wykonana.
§ 12
[postanowienia końcowe]
1. Niniejszy Regulamin dostępny jest na Stronie Internetowej oraz w siedzibie Organizatora.
2. Prawem właściwym dla zobowiązań wynikających z Regulaminu jest prawo polskie.
3. Sądem właściwym do rozpatrywania spraw związanych z Umową jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeks cywilny.
5. Regulamin obowiązuje od dnia 20.08.2024 r.
Załącznik nr 1
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
zawarta pomiędzy:
1. Zgłaszającym (dalej: „Przetwarzający”),
a
2. Organizatorem (dalej: „Administrator”)
zwanymi dalej łącznie „Stronami”.
1) Umowa Powierzenia (dalej: „Umowa Powierzenia”) stanowi integralną część Regulaminu;
2) Umowa Powierzenia określa zasady, na jakich Administrator powierza Przetwarzającemu gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych Uczestnika w postaci imienia i nazwiska oraz adresu e-mail poprzez zebranie danych od Uczestników i ich wprowadzenie do Formularza Zgłoszeniowego;
3) Przetwarzający jest podmiotem przetwarzającym w imieniu Administratora dane osobowe Uczestnika w postaci imienia i nazwiska oraz adresu e-mail;
4) Umowa Powierzenia reguluje zasady przetwarzania przez Przetwarzającego danych osobowych w imieniu Administratora w taki sposób, aby odpowiadały one postanowieniom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) (dalej „RODO”);
5) Terminy użyte w Umowie Powierzenia, które są pisane z wielkich liter, a nie zostały zdefiniowane w Umowie Powierzenia, mają znaczenie określone w Regulaminie.
§ 1
[postanowienia ogólne]
1. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie opisanych w Umowie Powierzenia danych osobowych, na zasadach i w celu określonym w Umowie Powierzenia oraz Regulaminie.
2. Przetwarzanie danych osobowych zostaje powierzone Przetwarzającemu na czas zebrania i wprowadzenia do Formularza Zgłoszeniowego przez Przetwarzającego. W przypadku odwołania Konferencji, złożenia oświadczenia o odstąpieniu od Umowy albo innego zdarzenia prawnego, powodującego wycofanie udziału Uczestnika w Konferencji, Umowa Powierzenia wygasa.
3. Przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi polecaniami Administratora. Umowa Powierzenia oraz Regulamin stanowią takie udokumentowane polecenie przetwarzania.
§ 2
[charakter i cel przetwarzania]
1. Charakter i cel przetwarzania wynikają z Regulaminu, w tym w szczególności:
1) charakter przetwarzania wynika z zobowiązań Administratora zawartych w Regulaminie tj. z konieczności prawidłowego zorganizowania Konferencji, a następnie także jej rozliczenia;
2) celem przetwarzania jest umożliwienie Uczestnikom wzięcie udziału w Konferencji (bez względu na formę).
2. Przetwarzający nie jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych do żadnych innych celów.
§ 3
[rodzaj danych]
Powierzenie przetwarzania dotyczy wszystkich danych osobowych Uczestnika wskazanych w Formularzu Rejestracyjnym, tj.: imię, nazwisko, adres e-mail.
§ 4
[prawa i obowiązki Przetwarzającego]
1. Przetwarzający zobowiązuje się do wykonywania Umowy Powierzenia z zachowaniem najwyższej staranności.
2. Przetwarzający:
1) oświadcza, że nie przekazuje danych do państwa trzeciego poza EOG lub organizacji międzynarodowej, za wyjątkiem korzystania z dostawców usług informatycznych mających siedzibę poza EOG lub mających siedzibę w EOG, lecz przetwarzających dane poza EOG, z których to usług Przetwarzający korzysta przy okazji zbierania danych wskazanych w Formularzu Zgody; Przetwarzający korzysta wyłącznie z podmiotów mających siedzibę w krajach, co do których Komisja Europejska stwierdziła, że zapewniają one odpowiedni poziom ochrony lub z podmiotów przetwarzających dane osobowe na podstawie Standardowych Klauzul Umownych przyjętych przez Komisję Europejską, o których mowa w art. 46 RODO, zawartych między Przetwarzającym a tym podmiotem;
2) potwierdza, że poza przypadkami wskazanymi w pkt 1) przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić, gdy obowiązek taki nakładają na Przetwarzającego obowiązujące przepisy prawa; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
3) zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją Umowy Powierzenia zostaną zobowiązane do zachowania tajemnicy;
4) zapewnia podjęcie środków dotyczących bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych wymaganych na mocy art. 32 RODO, w szczególności środków opisanych w Umowie Powierzenia;
5) przestrzega warunków korzystania z usług Subprocesora określonych w Umowie Powierzenia.
4. Przetwarzający zobowiązuje się do poinformowania Administratora o tym, czy prowadzi rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.
§ 5
[prawa i obowiązki Administratora]
1. Administrator oświadcza, że jest administratorem danych osobowych powierzanych na podstawie Umowy Powierzenia oraz że jest uprawniony do ich przetwarzania w zakresie oraz celach, w jakim powierza przetwarzanie Przetwarzającemu.
2. Administrator zobowiązuje się współdziałać z Przetwarzającym w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla wykonania Umowy Powierzenia oraz przestrzegania przepisów RODO.
3. W przypadku, gdyby Przetwarzający zgłosił Administratorowi wątpliwości co do zgodności z prawem polecenia wydanego mu przez Administratora, Administrator przekaże Przetwarzającemu stosowne wyjaśnienia.
§ 6
[współpraca Administratora i Przetwarzającego]
1. Administrator i Przetwarzający współpracują w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla przestrzegania przepisów RODO.
2. Przetwarzający pomaga Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.
3. Przetwarzający pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO dotyczących bezpieczeństwa danych osobowych.
4. Przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w Umowie Powierzenia i art. 28 RODO.
§ 7
[podpowierzenie]
1. Administrator wyraża ogólną zgodę na dalsze powierzenie przez Przetwarzającego przetwarzania danych osobowych objętych Umową w zakresie konkretnych operacji dalszym Przetwarzającym („Subprocesorom”).
2. Podpowierzenie nie może obejmować całości powierzenia wynikającego z Umowy i Regulaminu.
3. Przetwarzający informuje Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, dając tym samym Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian.
§ 8
[bezpieczeństwo danych]
1. Przetwarzający oświadcza, że przetwarzanie powierzonych danych odbywa się z zachowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w szczególności wskazanych w art. 32 RODO.
2. Przetwarzający uwzględniając charakter, zakres, kontekst, cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą wdrożył niezbędne środki, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych.
3. Przetwarzający zapewnia, że stopień bezpieczeństwa jest odpowiedni i uwzględnia w szczególności ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w tym wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
§ 9
[procedura na wypadek naruszeń]
1. W przypadku, gdyby doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, Przetwarzający bez zbędnej zwłoki zgłasza Administratorowi, że doszło do naruszenia.
2. Przetwarzający wraz ze zgłoszeniem przekazuje Administratorowi wyjaśnienia dotyczące naruszenia i wszelką niezbędną dokumentację dotyczącą naruszenia w celu umożliwienia Administratorowi spełnienia obowiązku zgłoszenia naruszenia organowi nadzoru.
3. Przetwarzający umożliwia Administratorowi wzięcie udziału w czynnościach wyjaśniających okoliczności i zakres naruszenia.
§ 10
[odpowiedzialność Stron]
Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem wyłącznie, gdy nie dopełnił obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Przetwarzającego lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom.
§ 11
[usunięcie danych]
Po odbyciu się Konferencji i po zrealizowaniu wszystkich rozliczeń związanych z Konferencją, jak również w każdym przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy pomiędzy Zgłaszającym a Organizatorem, Przetwarzający usuwa dane osobowe zgodnie z postanowieniami Regulaminu oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie chyba że przepisy prawa powszechnie obowiązującego nakazują mu dalsze przechowywanie danych osobowych.
